De planillas de Excel a CRM operacional propio.
Cómo Agua Mantagua dejó de perder tiempo coordinando y empezó a usarlo en crecer.
Cliente
Alejandra Camacho
Gerenta Operaciones
Empresa
Agua Mantagua
Distribución de agua purificada y alcalina
Sector
Consumo Masivo & Distribución
El punto de partida: crecer tenía un techo
Agua Mantagua es una distribuidora de agua con presencia real en la Región de Valparaíso: Concón, Viña del Mar, Villa Alemana, Quilpué, Calera. Clientes de hogar, minimarkets, restaurantes, hoteles. Operación diaria con repartidores en ruta, pedidos por WhatsApp, cobros en terreno y cierre de caja al final del día.
El negocio funcionaba. Pero toda la operación descansaba sobre un Excel.
Un Excel de agenda que Alejandra llenaba a mano cada día con fecha, sector, dirección, cliente, teléfono, cantidad, producto, método de pago, monto y notas. Pagos pendientes marcados en rojo, validados en verde. Se imprimía, se entregaba al repartidor, y al final del día se cotejaba celda por celda con el efectivo que volvía.
El negocio podía atender a más clientes. Pero no había tiempo para conseguirlos, porque todo el tiempo ya estaba ocupado en coordinar los que había.
Agenda diaria construida a mano en Excel, columna por columna
Pagos rastreados por colores — sin historial limpio ni alertas automáticas
Repartidores con hoja impresa en mano, sin visibilidad en tiempo real
Comisiones calculadas a fin de mes contando manualmente cada bidón
Sin registro centralizado de bidones prestados — todo en notas del Excel
Lo que construimos
No un software genérico adaptado a medias. Un CRM operacional diseñado exactamente para cómo trabaja Agua Mantagua: canales, rutas, productos, reglas de precio y lógica de negocio propias.
Gestión de clientes centralizada
Todos los clientes en un solo lugar: nombre, WhatsApp, múltiples direcciones de entrega, segmento (hogar o kiosko), condiciones especiales de pago e historial de bidones prestados. El número de WhatsApp es el identificador único — así funciona el negocio, así funciona el sistema.
Agenda y armado de rutas
Cada pedido se agenda con fecha, dirección, producto y método de pago esperado. Las rutas del día se arman digitalmente y se asignan al repartidor. El repartidor ve su ruta desde el celular: dirección, cantidad, cliente y botón directo de WhatsApp. Sin papel, sin re-transcripción.
Canal de venta y precios automáticos
El sistema distingue tres canales: domicilio (WhatsApp), kiosko y planta. Cada canal aplica su propia lista de precios automáticamente. Las promociones por volumen se calculan solas — 4 o más bidones de domicilio disparan el precio rebajado sin que nadie lo tenga que recordar.
Seguimiento de pagos y validación de caja
Cada venta tiene su pago asociado: efectivo, transferencia, débito, link de pago. Los pagos por transferencia quedan en estado "por validar" hasta que caja los confirma. El sistema muestra en todo momento qué clientes tienen saldo pendiente, cuánto deben y desde cuándo.
Bidones prestados como entidad propia
Cada cliente tiene un registro de cuántos bidones de Mantagua están en su poder. Se actualiza con cada entrega y cada devolución. El repartidor sabe antes de salir si el cliente tiene envase para devolver o si quedará pendiente.
Cierre diario y comisiones automáticas
Al final del día se genera el cierre: total de bidones entregados por repartidor, montos recaudados por canal y método de pago. Las comisiones se calculan solas — inmutables una vez cerradas, con registro de cualquier corrección y su responsable.
Galería del proyecto
Resultados
0
Hojas impresas al día — la ruta vive en el celular
<1s
Para calcular comisiones — antes tomaba horas
Live
Pagos pendientes visibles en tiempo real
↑
Capacidad de crecer sin sumar carga operativa
Antes pasábamos el día completando el Excel, imprimiendo la hoja del repartidor, rastreando quién pagó y quién no, y calculando comisiones a fin de mes. Todo eso lo hacíamos nosotras, a mano, todos los días. Ahora el sistema lo hace. Y nosotras podemos pensar en crecer.
¿Tu negocio también está listo para crecer?
La tecnología que ves aquí no es solo para empresas grandes. Cuéntanos tu caso y vemos qué tiene más impacto para ti.